Un sistema de turnos no acelera la atención por arte de magia. Lo que hace es ordenar la espera y, sobre todo, medirla.
Cómo funciona
- Sacar número desde una terminal en la entrada, con opción de elegir el tipo de trámite.
- Llamado por pantalla y por voz, para que se entienda aunque la persona no esté mirando.
- Varios puestos a la vez. Cada caja o box llama al siguiente de su propia cola.
- Filas por tipo de trámite. Lo rápido no queda atrapado detrás de lo que lleva media hora.
- La pantalla sirve para algo más. Entre llamado y llamado puede mostrar promociones o avisos: es la misma tecnología que la cartelería digital.
Lo que realmente cambia: los datos
Al final del mes dejás de discutir por impresiones y pasás a tener números:
- Cuánta gente atendés por día, y en qué horarios se amontona.
- Cuánto espera cada persona de verdad, no cuánto creés que espera.
- Cuánto demora cada tipo de trámite.
- Cuántos se van sin ser atendidos.
Con eso se toman decisiones concretas: dónde hace falta otra persona, en qué franja horaria, y qué trámite conviene resolver de otra forma. Sin el dato, eso se decide a ojo.
Seguí tu turno desde el celular
Estamos desarrollando la función de seguimiento del turno mediante un código QR impreso en el ticket. El cliente lo escanea con la cámara del celular y ve en qué número va la fila, cuántos tiene adelante y una estimación de cuánto le falta. Sin instalar ninguna aplicación.
Sirve sobre todo en esperas largas: la gente puede sentarse afuera, hacer otra cosa o tomar algo, y volver cuando su turno está cerca. La sala deja de llenarse de gente parada mirando la pantalla.
La estimación se calcula a partir de los datos que registra el sistema sobre la atención y los tiempos de espera. Cuánto está demorando la atención hoy, cuántos puestos hay abiertos en este momento, y el histórico de ese mismo día de la semana y de esa época del mes, que es cuando se repiten los picos. Cuanto más tiempo lleva funcionando, más fina es la estimación.
Esta función está en desarrollo. Si te resultaría útil, contanos: los pedidos de quienes ya usan el sistema son los que definen en qué orden salen las mejoras.
Qué hace falta
Una pantalla en la sala de espera —sirve un televisor—, un equipo en cada puesto de atención y, si querés, una terminal para sacar número. Nos ocupamos de la instalación y de dejar al equipo sabiendo usarlo.
Así se ve por dentro
Estas son pantallas del sistema, con datos de ejemplo, para que veas cómo se trabaja. Los números rojos marcan lo principal de cada una. Seleccioná una pantalla para verla en tamaño ampliado.
La persona saca su turno sola
Escribe su número de documento (1) con el teclado grande (2) y elige a dónde va: Caja, Secretaría, Visaciones (3). Cada trámite tiene su propia fila.
Quien atiende llama con un toque
Ve el turno actual (1) y llama al siguiente (2), vuelve a llamar (3), lo marca ausente (4) o lo finaliza (5). A la derecha, cuántos esperan en su puesto (7) y a quiénes ya atendió (8).
La sala se entera sola
El turno que se llama aparece grande, con el puesto al que tiene que ir. A la derecha (3), los últimos llamados, para que nadie pierda el suyo.
Los números que antes no tenías
Cuántos turnos hubo y cuántos se atendieron (2), cuánto se espera de verdad y cuánto dura cada atención (3), cómo anda cada trámite y cada puesto (4) y en qué horarios se concentra la demanda (5).
¿Cuánto espera hoy tu gente?
Si la respuesta es “no sé”, ahí está el primer problema. Contanos cómo es tu atención y te decimos qué haría falta para ordenarla.